Hot news :

Từ A đến Z cách viết mail xin nghỉ việc hiệu quả nhất 2019

5 (100%) 1 vote

Cuối cùng thì bạn cũng đã quyết định rời khỏi công ty để tìm cho mình con đường mới. Việc cần làm lúc này là soạn mail xin nghỉ việc để gửi lên cho sếp. Nhưng cách viết mail xin nghỉ việc như thế nào là chuyên nghiệp và khiến sếp vui vẻ gật đầu? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây bạn nhé!

Phần 1: Mail xin nghỉ việc là gì?

Mail xin nghỉ việc là tài liệu chính thức thông báo về việc kết thúc công việc của bạn tại 1 doanh nghiệp hay tổ chức. Để nghỉ việc, bạn có thể viết email hoặc làm đơn gửi cho người quản lý. Nhưng tốt nhất, bạn hãy nói chuyện trực tiếp với họ trước khi gửi thư xin nghỉ việc, điều này giúp họ có thêm nhiều thời gian để chuẩn bị tuyển người mới. Nếu bạn làm việc từ xa hoặc không mấy khi gặp người quản lý của mình, hãy hỏi họ xem bạn có thể trò chuyện bằng video hoặc trên điện thoại hay không.

Thông thường, một email xin nghỉ việc sẽ bao gồm những thông tin sau:

  • Tuyên bố ngày làm việc cuối cùng
  • Lý do xin nghỉ việc
  • Chia sẻ về lòng viết ơn
  • Thông tin liên lạc
  • Chữ ký

cách viết mail xin nghỉ việc, viết mail xin nghỉ việc, mail xin nghỉ việc, soạn mail xin nghỉ việc, mẫu viết mail xin nghỉ việc

Mail xin nghỉ việc là thông báo chính thức về việc kết thúc công việc của bạn tại 1 doanh nghiệp (Ảnh: Internet)

Phần 2: Tại sao mail xin nghỉ việc quan trọng?

Trước khi chia sẻ cách viết mail xin nghỉ việc bạn cần biết được lý do vì sao email nghỉ việc quan trọng.

Một email nghỉ việc vô cùng quan trọng đối với những người sắp rời công việc hiện tại. Nó là cơ sở quan trọng cho bộ phận nhân sự nắm được các thông tin nghỉ việc của bạn một cách chính xác nhất. Nhờ vậy, bạn và bộ phận nhân sự sẽ tránh khỏi được việc tranh cãi, nhầm lẫn khi tính lương sau này hoặc các vấn đề khác trong tương lai. Người quản lý trực tiếp của bạn cũng cần email này để biết được ngày làm việc cuối cùng của bạn và lên kế hoạch tuyển người mới. Quan trọng hơn, một email xin nghỉ việc được viết chỉnh chu còn thể hiện bạn là người lịch sự, chuyên nghiệp. Đó cũng được coi là cách xin nghỉ việc nhẹ nhàng mà bạn nên áp dụng.

cách viết mail xin nghỉ việc, viết mail xin nghỉ việc, mail xin nghỉ việc, soạn mail xin nghỉ việc, mẫu viết mail xin nghỉ việc

Mail xin nghỉ việc vô cùng quan trọng đối với những người sắp rời công việc hiện tại (Ảnh: Internet)

Phần 3: Cách viết mail xin nghỉ việc như thế nào mới đúng?

Viết một email từ chức sẽ rất dễ dàng nếu bạn tuân thủ các bước làm đơn giản. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm, bạn có thể tham khảo ý kiến của người khác hoặc các mẫu viết mail xin nghỉ việc có trên mạng. Hãy chắc chắn rằng bạn đã đọc và tuân thủ các quy định nghỉ việc của công ty theo hợp đồng đã ký. Đó có thể liên quan đến thời gian thông báo nghỉ việc và những giấy tờ, đồ dùng cần thiết phải bàn giao. Để viết mail xin nghỉ việc chuyên nghiệp và lịch sự, bạn nên viết đủ thông tin theo thứ tự sau:

3.1 Tiêu đề của mail xin nghỉ việc chuẩn

Trong cách viết mail xin nghỉ việc thì tiêu đề luôn phải chuyên nghiệp, lịch sự vì nó giúp người quản lý của bạn không bị nhầm lẫn với các email khác. Khi viết tiêu đề email xin nghỉ việc, bạn hãy tuân theo mẫu sau: “Thông báo xin nghỉ việc của [Họ tên] – [Phòng ban]” – Ngày/ tháng/ năm xin nghỉ việc. Đây là cách đơn giản và dễ dàng nhất cho bạn khi ngồi soạn email từ chức.

cách viết mail xin nghỉ việc, viết mail xin nghỉ việc, mail xin nghỉ việc, soạn mail xin nghỉ việc, mẫu viết mail xin nghỉ việc

Trong cách viết mail xin nghỉ việc thì tiêu đề phải được viết chuẩn (Ảnh: Internet)

3.2 Bắt đầu email với lời chào lịch sự

Khi soạn mail xin nghỉ việc, bạn không được quên lời chào thân thiện nhất. Đó có thể là lời chào cho sếp trực tiếp của bạn cũng những vị sếp cao hơn. Cách thuận lợi nhất là bạn nên người quản lý trực tiếp của mình kèm theo chức vụ. Ví dụ: Kính gửi anh Nguyễn Tuấn Hoàng – trưởng nhóm Marketing công ty ABC.

cách viết mail xin nghỉ việc, viết mail xin nghỉ việc, mail xin nghỉ việc, soạn mail xin nghỉ việc, mẫu viết mail xin nghỉ việc

Lời chào lịch sự là sự khởi đầu của 1 email xin nghỉ việc (Ảnh: Internet)

3.3 Hãy nói rõ ràng về tuyên bố nghỉ việc của mình

Hãy nhớ rằng đây là một bức thư chia tay, đừng kéo dài nó bằng những ngôn từ không cần thiết. Vì vậy, lời khuyên của nhiều chuyên gia là bạn nên bắt đầu ngay với tuyên bố nghỉ việc của mình. Hãy rõ ràng rằng mục đích bạn viết email này là để xin nghỉ việc. Một số lý do xin nghỉ việc thuyết phục nhất mà bạn có thể đề cập đến như: Do hoàn cảnh gia đình, kế hoạch sinh nở trong thời gian dài, không muốn ảnh hưởng đến công việc chung, không có cơ hội phát triển, thăng tiến, muốn thay đổi môi trường làm việc, nhận thấy bản thân không phù hợp với công việc…

cách viết mail xin nghỉ việc, viết mail xin nghỉ việc, mail xin nghỉ việc, soạn mail xin nghỉ việc, mẫu viết mail xin nghỉ việc

Thông báo nghỉ việc trong email xin nghỉ việc (Ảnh: Internet)

3.4 Thông báo ngày cuối cùng bạn làm việc

Thông thường bạn nên thông báo về việc từ chức trước 2 tuần trong cách viết mail xin nghỉ việc của mình. Một số công ty có quy định thời gian nghỉ việc trong hợp đồng. Hãy chắc chắn rằng bạn đã làm theo đúng quy định.

cách viết mail xin nghỉ việc, viết mail xin nghỉ việc, mail xin nghỉ việc, soạn mail xin nghỉ việc, mẫu viết mail xin nghỉ việc

Thông báo ngày cuối cùng bạn làm việc trong email nghỉ việc (Ảnh: Internet)

3.5 Hãy thể hiện lòng biết ơn

Đây là cách giúp bạn giữ mối quan hệ tốt, tích cực với công ty hiện tại. Quá trình nghỉ việc của bạn sẽ hòa bình và yên ổn hơn với một hoặc hai câu giải thích những gì bạn biết ơn về thời gian cống hiến ở công ty.

cách viết mail xin nghỉ việc, viết mail xin nghỉ việc, mail xin nghỉ việc, soạn mail xin nghỉ việc, mẫu viết mail xin nghỉ việc

Thể hiện lòng biết ơn trong email sẽ giúp bạn mối quan hệ tốt với công ty hiện tại (Ảnh: Internet)

3.6 Bàn giao, chuyển tiếp công việc cho người ở lại

Hãy thể hiện tinh thần giúp đỡ của mình để quá trình bàn giao công việc suôn sẻ. Đừng ngại ngần thể hiện bạn sẽ làm mọi thứ để việc chuyển tiếp cho nhân viên mới thuận lợi. Hoặc chỉ đơn giản là bạn có thể ghi lại những gì bạn làm trước đó để bộ phận nhân sự cũng như cấp trên của bạn nắm được.

3.7 Cung cấp thông tin liên lạc

Cách viết mail xin nghỉ việc cần bao gồm bất kỳ địa chỉ email không phải của công ty hoặc hình thức thông tin liên lạc khác mà bạn muốn đưa vào, để nhà tuyển dụng của bạn có thể liên lạc với bạn nếu cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang rời đi ngay lập tức. Bạn sẽ mất quyền truy cập vào tài khoản email công việc của bạn khi việc làm của bạn kết thúc.

3.8 Kết thúc với chữ ký của bạn

cách viết mail xin nghỉ việc, viết mail xin nghỉ việc, mail xin nghỉ việc, soạn mail xin nghỉ việc, mẫu viết mail xin nghỉ việc

Kết thúc email bằng một chữ ký chuyên nghiệp (Ảnh: Internet)

Cuối cùng, hãy hoàn thành email của bạn bằng cách ký tên sau một tuyên bố kết thúc như “Trân trọng”, “Cảm ơn”, “Thân mến” …

Như vậy cách viết mail xin nghỉ việc chuyên nghiệp đó là:
* Bắt đầu bằng tiêu đề mail xin nghỉ việc chuẩn
* Lời chào lịch sự
* Nói lý do xin nghỉ việc rõ ràng
* Liệt kê ngày cuối cùng bạn làm việc
* Hãy thể hiện lòng biết ơn đến nhà tuyển dụng
* Thể hiện tinh thần giúp đỡ trong quá trình bàn giao, chuyển tiếp công việc
* Hãy cung cấp thông tin liên lạc
* Hãy kết thúc với chữ ký của bạn

Phần 4: Tổng hợp một số mẫu viết mail xin nghỉ việc dành cho bạn

4.1 Mẫu viết mail xin nghỉ việc vì lý do hoàn cảnh gia đình

<Dòng tiêu đề email: Thông báo xin nghỉ việc – Nguyễn Văn A – Nhân viên Marketing>

Kính gửi Bà Nguyễn Thị Trang,

Vui lòng chấp nhận tin nhắn này như thông báo rằng tôi sẽ rời khỏi vị trí của mình với Công ty ABCD có hiệu lực vào ngày 15 tháng 9 năm 2019.

Vì điều kiện gia đình, tôi buộc phải về quê để giải quyết công việc và sinh sống tại đây. Tôi không thể tiếp tục đảm nhận nhiệm vụ tại công ty cổ phần ABCD nữa. Tôi đánh giá cao những cơ hội tôi đã được trao tại ABCD, cùng sự hướng dẫn và hỗ trợ chuyên nghiệp của chị. Tôi chúc chị và công ty thành công nhất trong tương lai. Xin vui lòng cho tôi biết một số thông tin quan trọng như lịch trình làm việc cuối cùng, nghỉ phép tích lũy và một số lợi ích nhân viên của tôi. Nếu tôi có thể hỗ trợ gì trong quá trình chuyển đổi này, xin vui lòng cho tôi biết.

Trong tương lai, chị có thể tiếp tục liên lạc với tôi qua email: Firstname.lastname@email.com hoặc điện thoại di động: 555-555-5555.

Trân trọng,

Tên của bạn

cách viết mail xin nghỉ việc, viết mail xin nghỉ việc, mail xin nghỉ việc, soạn mail xin nghỉ việc, mẫu viết mail xin nghỉ việc

Mẫu email xin nghỉ việc vì lý do hoàn cảnh gia đình (Ảnh: Internet)

4.2 Cách viết mail xin nghỉ việc vì lý do không muốn ảnh hưởng đến công việc chung

<Dòng tiêu đề email: Thông báo xin nghỉ việc – Nguyễn Văn B – Nhân viên Marketing>

Dear Ms Trang

Vì một số lý do cá nhân, tôi phải ở nhà trong nhiều tháng tới. Tôi thấy rằng, việc riêng của tôi có thể ảnh hưởng lớn đến lợi ích chung của cả nhóm và công ty. Vì vậỵ, tôi viết đơn này để xin thôi việc từ ngày 10/10/2019 và mong ban giám đốc chấp thuận.

Tôi đã rất hài lòng khi được làm việc tại công ty cổ phần CNV trong vòng 3 năm qua. Trong quá trình làm việc, tôi đã học hỏi được rất nhiều điều từ những đồng nghiệp chân thành và chuyên nghiệp. Chúc cho ban giám đốc và công ty CNV sẽ đạt được những thành công mới trong tương lai

Tôi sẽ rất hân hạnh được giúp công ty trong việc tuyển chọn hoặc đào tạo nhân viên mới thay vào vị trí của tôi trong vòng 2 tuần nếu công ty có nhu cầu.

Hãy liên lạc với tôi theo email: Firstname.lastname@email.com hoặc điện thoại di động: 555-555-5555 mỗi khi cần.

Trân trọng

Tên của bạn

cách viết mail xin nghỉ việc, viết mail xin nghỉ việc, mail xin nghỉ việc, soạn mail xin nghỉ việc, mẫu viết mail xin nghỉ việc

Mẫu email xin nghỉ việc vì lý do không muốn ảnh hưởng đến công việc chung (Ảnh: Internet)

4.3 Mẫu viết mail xin nghỉ việc vì lý do không có cơ hội phát triển, thăng tiến

<Dòng tiêu đề email: Thông báo xin nghỉ việc – Nguyễn Văn C – Nhân viên Marketing>

Dear Ms Trang

Sau một thời gian dài suy nghĩ và định hướng lại con đường sự nghiệp của mình, tôi đã quyết định chuyển sang làm một ngành mới để phù hợp với mong muốn và khả năng bản thân. Do vậy, tôi quyết định xin nghỉ việc từ ngày 10/11/2019. Kính mong ban giám đốc tạo điều kiện cho tôi được nghỉ như kế hoạch.

Tôi xin đảm bảo sẽ bàn giao lại đầy đủ công việc cho người mới, cơ sở vật chất cho công ty. Hãy liên lạc với tôi theo email: Firstname.lastname@email.com hoặc điện thoại di động: 555-555-5555 mỗi khi cần.

Trân trọng

Tên của bạn

cách viết mail xin nghỉ việc, viết mail xin nghỉ việc, mail xin nghỉ việc, soạn mail xin nghỉ việc, mẫu viết mail xin nghỉ việc

Email xin nghỉ việc vì lý do không có cơ hội phát triển, thăng tiến (Ảnh: Internet)

4.4 Mail xin nghỉ việc vì lý do muốn thay đổi môi trường làm việc

<Dòng tiêu đề email: Thông báo xin nghỉ việc – Nguyễn Văn D – Nhân viên Marketing>

Dear Ms Trang

Tôi rất lấy làm tiếc vì không còn được làm việc tại công ty cổ phần CNV nữa. Tôi đã xin vào làm trợ lý Marketing tại công ty ABC để có thể học hỏi kinh nghiệm và tìm cơ hội phát triển khác. Do vậy, tôi viết email này để mong ban giám đốc cho tôi nghỉ việc từ ngày 10/11/2019.

Tôi cảm thấy rất hạnh phúc khi đồng hành với công ty trong vòng 3 năm qua. Tôi không những được đồng nghiệp yêu quý mà còn được ban giám đốc giúp đỡ rất nhiều. Hy vọng rằng, công ty CNV sẽ đạt được những thành công trong tương lai.

Hãy liên lạc với tôi theo email: Firstname.lastname@email.com hoặc điện thoại di động: 555-555-5555 mỗi khi cần.

Trân trọng

Tên của bạn

cách viết mail xin nghỉ việc, viết mail xin nghỉ việc, mail xin nghỉ việc, soạn mail xin nghỉ việc, mẫu viết mail xin nghỉ việc

Mail xin nghỉ việc vì lý do muốn thay đổi môi trường làm việc (Ảnh: Internet)

Phần 5: Một số lời khuyên trong cách viết mail xin nghỉ việc

Một lần nữa, một cuộc gặp mặt trực tiếp, hoặc thậm chí là một cuộc trò chuyện qua điện thoại, thường là cách tốt nhất để xin thôi việc. Tuy nhiên, nếu bạn phải từ chức qua email, bạn cần phải có cách làm đúng đắn nhất. Một số lưu ý dưới đây có thể giúp bạn:

5.1 Gửi email cho quản lý trực tiếp

Gửi email cho sếp của bạn, nhưng cũng đừng quên CC cho bộ phận nhân sự để họ có thể giữ email trong hồ sơ. Bạn cũng có thể chọn gửi một bản sao vào tài khoản email cá nhân của mình để lưu hồ sơ, trong trường hợp nhà tuyển dụng cũ của bạn sớm cắt quyền truy cập vào tài khoản email công việc của bạn.

5.2 Thông báo trước hai tuần

Nếu có thể, hãy thông báo cho sếp bạn trước khoảng hai tuần. Nếu điều đó là không thể, hãy thông báo cho họ càng sớm càng tốt. Đừng bao giờ nghỉ việc không báo trước nhé! Nó sẽ để lại ấn tượng vô cùng xấu với sếp cũ của bạn.

5.3 Hãy sẵn sàng để rời đi ngay lập tức

Ngay cả khi bạn đưa ra thông báo hai tuần, người quản lý của bạn có thể chọn chấm dứt việc làm ngay khi nhận được đơn xin nghỉ việc. Vì vậy, hãy dọn sạch mọi công việc đang dang dở và đóng gói các vật dụng cá nhân của bạn trước khi bạn nhấn gửi.

cách viết mail xin nghỉ việc, viết mail xin nghỉ việc, mail xin nghỉ việc, soạn mail xin nghỉ việc, mẫu viết mail xin nghỉ việc

Hãy sắp xếp công việc và chuẩn bị để nghỉ việc (Ảnh: Internet)

5.4 Đừng đi vào chi tiết

Bạn không cần cung cấp chi tiết về lý do bạn rời đi, hoặc những gì bạn sẽ làm tiếp theo. Hãy giữ cho email ngắn gọn nhất có thể.

5.5 Hỏi bất kỳ câu hỏi nào

Đây cũng là một cơ hội để hỏi bất kỳ câu hỏi nào về bồi thường hoặc lợi ích, chẳng hạn như nơi nào hoặc khi nào bạn sẽ nhận được tiền lương cuối cùng của mình. Thông thường, phòng nhân sự sẽ có thể trả lời các loại câu hỏi này.

5.6 Giữ thái độ tích cực

Bất kể lý do bạn từ chức là gì, giọng điệu của bức thư này phải là tích cực, nhằm mục đích rời đi với không khí tốt, thoải mái và duy trì mạng lưới chuyên nghiệp của bạn. Trên tất cả, không sử dụng thư từ chức của bạn để trút sự thất vọng.

5.7 Làm theo hướng dẫn của người quản lý cho các bước tiếp theo

Sau khi bạn nộp đơn từ chức chính thức, người quản lý của bạn có thể yêu cầu bạn đưa ra kế hoạch bàn giao, chuyển tiếp, hoàn thành một số dự án nhất định hoặc viết một lời nhắn tạm biệt cho các đồng nghiệp của bạn.

Tổng kết

Chia ly chưa bao giờ là chuyện dễ, đặc biệt là trong công việc. Đừng lo! Bạn sẽ yên tâm nghỉ việc thuận lợi nhờ những lời khuyên trong cách viết mail xin nghỉ việc trên đây của chúng tôi. Hy vọng rằng bài viết trên đã mang đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích. Chúc bạn thành công. Hẹn gặp lại.

Nguồn: Interview.com.vn

Xem thêm:

Bình luận
Viết bình luận của bạn
Bình luận
Từ khóa